6 bước để tổ chức Gala Dinner ý nghĩa

Gala dinner là thuật ngữ nói về một sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng, khen thưởng hay tri ân một doanh nghiệp. Một bữa tiệc gala thường bao gồm các hoạt động chính như trao giải thưởng, tiết mục văn nghệ, trò chơi. Để có một buổi tiệc ý nghĩa, đáng nhớ, người tổ chức cần có 1 quy trình với ít nhất 6 bước dưới đây.

 

  • Lên ý tưởng và chủ đề

 

Việc đầu tiên trước khi muốn lên kịch bản chính là lựa chọn cho bữa tiệc của mình một chủ đề. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ càng thu hút nhiều người tham dự. Chủ đề cần dựa trên mục đích hướng đến của doanh nghiệp.

 

  • Lên danh sách khách mời tham dự

 

Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Sau đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

Lưu ý: Đảm bảo điền đầy đủ thông tin trong thiệp mời (địa chỉ, thời gian, dress code).

 

  • Địa điểm tổ chức

 

Tuỳ vào hình thức và quy mô sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời.

Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có: Các trung tâm tổ chức hội nghị, Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ, Nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet…

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như: Các bãi biển, Khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp, Không gian khách sạn ngoài trời…

  1. Thời điểm diễn ra

Thời điểm tổ chức cũng sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu là tiệc Gala cuối năm thì sẽ tổ chức vào dịp cuối năm; trước tết Tây 1 – 2 tuần. Còn nếu Gala tất niên thì nên tổ trước trước tết Ta 3 tuần. Vì mọi người còn phải sắp xếp công việc về quê.

  1. Lựa chọn menu bàn tiệc

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết hơn cả. Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng.

Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn. Tuỳ vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

Để lựa chọn menu bàn tiệc phù hợp; thì doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của mọi người. Hoặc lựa chọn những món được đặt nhiều nhất tại nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

Liên hệ với OlaBay để được tư vấn và hỗ trợ nhiều hơn trong sự kiện gala dinner cho doanh nghiệp của bạn nhé.