Đọc vị nguyên tắc 1H và 5W trong tổ chức sự kiện

Với nguyên tắc 1H và 5W, kế hoạch cho một sự kiện của bạn được lên chi tiết và bám sát vào với mục tiêu và các tiêu chí ban đầu. Đồng thời, sẽ giúp bạn hạn chế được những rủi ro và phát sinh không đáng có. 

 

1H = HOW: NHƯ THẾ NÀO?

Sự kiện sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất của sự kiện, yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không có một quy chuẩn chung cho việc này.

 

5W = WHO + WHERE + WHEN + WHAT + WHY

WHO: AI?

Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.

WHERE: Ở ĐÂU?

Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)

WHEN: KHI NÀO?

Thời gian sự kiện được tổ chức là khi nào? Bao gồm, ngày và giờ. Một vài lưu ý khi lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện.

  • Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giá
  • Thời gian sự kiện diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn
  • Lưu ý về thời tiết và khí hậu

WHAT: CÁI GÌ?

Để làm rõ điều này thì bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Tên sự kiện là gì?
  • Thực đơn cho thức ăn và đồ uống là như thế nào?
  • Chuẩn bị đầy đủ thông tin về sự kiện, khách mời, chủ đề sự kiện
  • Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ trong sự kiện
  • Quy định đối với khách mời
  • Lối vào cửa và đón tiếp như thế nào?
  • Quà tặng là gì?
  • Chiến dịch truyền thông, quảng cáo ra sao?
  • Timeline sự kiện chi tiết ?
  • Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

WHY: TẠI SAO?

WHY đang đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện này là gì? 

Trên đây, nguyên tắc 1H và 5W chính là 1 cái nhìn tổng thể về một kế hoạch tổ chức sự kiện, ở đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì một cách chi tiết nhất nhằm mang đến sự thành công cho sự kiện. Một sự kiện dù có được lên kế hoạch chi tiết đến đâu thì cũng có những vấn đề có thể phát sinh khiến bạn phải thật sự nhanh nhạy và có kinh nghiệm. Đơn vị của bạn hoàn toàn có thể tự tổ chức hoặc phối hợp cùng một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện thuận lợi nhất.